実は間違っているかも？知っておくと役に立つビジネスメールの書き方

他の人もよく使っているから。

こっちの方が丁寧に聞こえるから。

ビジネス場面で

良かれと思って送っている文章が

実は相手に違和感、不快感を与えることも。

今回は

「知っておくと役に立つビジネスメールの書き方」をテーマに

よく使われているけど実はおかしい表現を7つ紹介し、適切な表現をお伝えします。

知っておくと役に立つビジネスメールの書き方７選

近日中に連絡します

このような表現が書かれたメールを受け取って

「近日中っていつなんだろう？」

と思った経験はありませんか。

他にも「追ってまた連絡します」も

「追ってって、いつだろう？」と思いませんか。

「スケジュールはしっかり把握しておきたい！」

日々仕事をしていて、こう思う方はたくさんいらっしゃると思います。

上のようなあいまい表現を使うと、

メールを受け取る側はストレスになり、場合によってはトラブルになりかねません。

「今週〇曜日までに連絡します」

「〇月〇日までに連絡します」

といったように具体的な期日を表記した方が良いです。

また、

「今週中に連絡します」と言う表現も少しあいまいです。

「今週中って、金曜日まで？土曜日まで？それとも日曜日まで？」といったように、

人によって受け取り方が違います。

「今週には連絡できる」と言うことがすでに分かっているなら、

「今週〇曜日までに連絡します」と

しっかり曜日まで書いた方が良いです。

させていただきます

ビジネス場面ではもちろん、日常生活の中でよく使われている定番表現です。

ただ、

「させていただきます」という表現は本来、

相手の許可を得て行い、自分にも都合の良いことがあるときにのみに使う表現です。

ですので、よくビジネスメールのやりとりでも見られる

「返信させていただきます」

「連絡させていただきます」

といった使い方は間違っています。

返信も連絡もわざわざ相手の許可はいりません。

「丁寧に聞こえるから」といった理由で多用してしまいがちですが、

相手によっては恩着せがましく感じる方もいます。

「させていただく」の表現についてはこちらをご覧ください⤵

www.yutonsmaile.com

では、「～させていただきます」の代わりにどんな表現を使えば良いのか。

「いたします」が万能表現です。

「いたす」は「する」の謙譲語。

相手の許可など必要なく、ただ自分の行為を伝える場合は

「返信いたします」

「連絡いたします」

といったように、

シンプルに「～いたします」を使いましょう。

また、

「行かせていただきます」という表現もよく見られますが、

これもシンプルに「伺います」が良いです。

※「伺う」は「行く」の謙譲語。

ご理解いただけましたでしょうか

メールで相手に質問した際、

このような表現を受け取ったことはないでしょうか。

怒るとまではいかないものの、

「見下されている？」

「上から目線だな」

と感じたことがある方もいるのではないでしょうか。

送った側ももちろん見下すつもりはないと思いますが、

「相手の理解を問う」ような書き方は

上からものを言っているように聞こえてしまいます。

ですので、

「(また)ご不明な点がございましたら、なんなりとお問い合わせください」という表現に置きかえるのが良いです。

こちらの方が「また分からないことがあったら相談しよう」と思えるので安心感があり、クエスチョン文ではないので、相手にメールを催促している感じも与えません。

さらに、

「こちらの説明が不十分で」という文も加え、

「こちらの説明が不十分でご不明な点がございましたら、なんなりとお問い合わせください」といったように書けば、

受け取る側に自分を立ててもらっている感じを与え、気持ちよくやりとりができます。

突然メールをお送りして申し訳ございません

はじめてメールを送る相手、

過去にやりとりしたことはあるが、長い期間があいてしまった相手に、

必要以上に恐縮して、「申し訳ない」とお詫びの表現を使う人がよくいます。

けれども、仕事に関する要件はもちろん、「何かについて連絡する」という行為は悪いことではありません。

逆に、過剰にへりくだった方が相手に違和感を与え、引いてしまう可能性があります。

シンプルに

「突然のメールで失礼いたします」で良いです。

ただ、メールを送る時間帯には気をつけましょう。

朝早い時間もしくは夜遅い時間に、どうしてもメールを送らないといけない場合には

「朝早くに(夜分遅くに)突然のメールをお送りして申し訳ございません」と

ここでは「申し訳ございません」を使うのが適切です。

了解しました

これも、すでに上に挙げた「させていただく」と同じくらいよく使う表現です。

構造的にも間違いではなく、また相手に不快感を与える表現でもなく、

相手の依頼や申し出を受け入れる時に使う定番表現としてよく使われてます。LINEスタンプにもありますね。

しかし、ビジネスシーン(ビジネスメール)となると話は別です。

「了解しました」は丁寧な言い方ですが、へりくだった意味合いが含まれていないので上司や取引先など目上の人に使うと失礼になります。

「了解しました」について詳しくはこちらをご覧ください⤵

www.yutonsmaile.com

上司や取引先からの依頼に対して返事をする場合は

つつしんで承諾するという意味を持つ

「かしこまりました」「承知いたしました」を使うほうが適切です。

こちらの方が丁寧プラス相手に対し敬意を払っている言い方になります。

ご承知おきください

取引先にメールで要件を伝えた後、結びの言葉にこの表現を使う人がいますが、

実は失礼な言い方。

この言葉には

「メールした内容はあらかじめよく理解しておいて！」

「こちらが行った内容を了承したうえで対応して！」と

一方的に要望を押しつけている高圧的なニュアンスがあります。

例えば、

「〇〇のため〇月〇日まで対応できませんので、ご承知おきください」

と書いたなら、

受け取った側からすると、

「休むのはそっちの勝手なのに、そんな圧をかけられても。。。」と

捉えられてもおかしくはありません。

では、代わりにどんな表現が良いのか。

自分たちの都合に対し、相手に理解をうながし、納得してもらうための表現として

「ご了承のほどお願い申し上げます」が適切です。

他にも

「ご理解ご協力のほど何卒よろしくお願いいたします」も良いです。

こちらの都合でお願いするので、ここでは自分がへりくだり、相手を立てるのが適切。

先ほど挙げた「させていただく」とは反対ですね。

体調を崩さないようにお気をつけください

この表現は間違いでもなく、相手のことも思っているため悪い表現ではありません。

ただ、できるだけポジティブな表現になおした方がより聞こえが良いです。

例えば、

(この記事を書いているのがちょうど7月なので。↓)

結びの言葉として「夏バテなどされませんようにお気をつけください」

と書く人がいますが、

元気な人にとってはいらぬ心配。わざわざネガティブな表現を引き合いに出す必要はありません。

幸せになってほしい人に、わざわざ「不幸になりませんように」と書きませんよね。

それと同じ理屈。

「(急に暑くなりましたが、)お健やかにお過ごしください」と

ポジティブな表現を使った方がより良いです。

また、体調のこと以外に触れるなら、

「また〇〇様にお目にかかれますことを楽しみにしております」といった表現も良いです。

わざわざネガティブな表現を使うより、ポジティブな表現を使うことを心がけましょう。

さいごに

今回は「知っておくと役に立つビジネスメールの書き方」をテーマに

紹介しました。

みなさん、いかがだったでしょうか。

良かれと思って書いていた文章が

実は文法的に間違っていたり、

実は相手に不快感を与えていたり

しているかもしれません。

この記事が少しでも皆さんの気づきになったら幸いです。

今回の記事は書籍「よけいなひと言を好かれるセリフに変える言いかえ図鑑」を参考に書いています。

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「ビジネスメール」以外にも「断り方」「褒め方」「聞き方」などさまざまなシチュエーションで使える表現があり、

「この表現言わないほうがいいんだ！」

「こういう言い方ができるんだ！」

と気づき＆発見がたくさんありました。

ぜひ、読んでみてください！

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最後に。

この記事を書きながら思ったことがあります。

「日本語って難しい！！！」

今回もご覧いただき、ありがとうございました。